Digitalisierung ist ein großer Begriff den man überall hört und liest. Ein Wort und es steht für sehr vieles! Wir bringen Licht ins Dunkel und entzaubern das „digitale Gespenst“. Dieser Artikel macht Lust auf das digitale Zeitalter für Unternehmen.

Wie funktioniert Digitalisierung?

Unter dem Begriff Digitalisierung können sich viele Unternehmer erst einmal nichts vorstellen. Oft wird mit Begriffen wie „analog“,  „manuell“ oder „Automatisierung“ jongliert. Das führt dazu, dass viele Unternehmen erst mal davon abgeschreckt werden.

Dennoch ist sie bald aus dem Büroalltag vieler Unternehmer nicht mehr wegzudenken. Sie erleichtert beispielsweise zeit- und nervraubende Routineaufgaben wie Abrechnungen, die durch die Digitalisierung mit mehr als 90 % automatisiert werden können.

Als mittelständiges Unternehmen bringt man grundsätzlich eine lange Arbeitserfahrung mit. Viele Unternehmen haben in dieser Zeit Ihre eigenen Prozesse entwickelt und kontinuierlich verbessert. In der Regel entstehen firmeneigene Arbeitsprozesse durch einen oder mehrere Mitarbeiter, die durch ihre Ideen Arbeitsabläufe vereinfachen und somit verbessern. Dieser Prozess wird im nächsten Schritt stetig weiter optimiert, bis er unter Umständen erst nach einigen Jahren, „perfekt“ ist.

Das Problem an dieser Methode ist aber, dass durch die langen Prozesszeiten viele Mitarbeiter benötigt werden. Dadurch steigen die Personalkosten enorm. Vor allem aus der Sicht der Mitarbeiter werden oftmals wichtige Punkte wie beispielsweise:

• Prozesskosten und
• Prozesslänge übersehen.

Doch was kann hier getan werden? Die Lösung steckt in der Digitalisierung. Durch sie kann ein Prozess einfach überprüft und überschaut werden. Danach können Sie gegebenenfalls mittels Softwarelösungen vereinfacht werden. Dies hat zur Folge, dass die einzelnen Arbeitsabläufe und Prozesse:

• Verkürzt,
• vereinfacht,
• kosteneffizienter
• personal-effizienter und
• automatisiert ablaufen.

Dadurch wird Ihr Kapital erhöht und mehr Aufträge können angenommen werden. Die logische Konsequenz: mehr Umsatz.

Gerade in der heutigen Zeit, in der die Digitalisierung immer wichtiger wird, ist es also wichtig, gewisse Softwarelösungen an den richtigen Einsatzorten zu verwenden und das Unternehmen damit zu optimieren.

Für eine detaillierte Auflistung Ihrer Möglichkeiten besuchen Sie gerne unsere Website mit allen Optionen für die Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Beispiel Buchhaltung

Ein bekanntes Beispiel finden Sie hier beispielsweise in der Buchhaltung. Dieser Prozess ist oftmals mit viel Zeit verbunden (Belege abheften, sortieren, Zahlungen verbuchen, etc.). Dabei muss unter Umständen auch den eigenen Mitarbeiter „hinterer gerannt“ werden, um Belege einzusammeln. Verlorene Belege machen es unmöglich, Abgänge von Konten zuzuordnen.

Heutzutage gibt es zahlreiche qualitativ hochwertige und kostengünstige Softwares auf dem Markt, mit der jeder Beleg nach Zahlung oder Einkauf bequem mit dem Smartphone eingescannt werden kann. Anschließend erkennt die Software automatisch, zu welcher Abbuchung der Beleg gehört. Dadurch kann die Zahlung kategorisiert werden.

Das hat nun zum Vorteil, dass am Ende des Monats Ihre gesamte Buchhaltung nach nur drei Mausklicks erledigt ist. Im Anschluss muss diese nur noch zu Ihrem Steuerberater oder Ihre entsprechende Abteilung exportiert werden. Ihr persönlicher Arbeitsaufwand beträgt dadurch statt Tagen nur noch ca. 10 Minuten.

Beispiel Onboarding

Wer kennt es nicht? Sie stellen einen neuen Mitarbeiter ein. Dieser muss im nächsten Schritt eingelernt werden. Daher wird ihm also ein bestehender Mitarbeiter als Ressource zur Verfügung gestellt, der mindestens zwei Wochen damit beschäftigt ist, alle firmeninterne Prozesse zu erläutern und vorzustellen.

Stellen Sie sich nun vor, die „Ressource“ also Ihr bestehender Mitarbeiter kostet Sie ca. 4000 € im Monat. Dadurch entstehen Kosten von ca. 2000 € für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters. Dazu kommt noch der Umsatzausfall des neuen Mitarbeiters. Aber damit noch nicht genug: Manchmal ist Ihr Mitarbeiter nicht mit den neuen bzw. nur mit veralteten Prozessen vertraut und gibt Informationen falsch weiter. Wie gut werden die Arbeitsabläufe erklärt? Sind Sie ausreichend bzw. gut erklärt? Zudem bleiben oft noch Fragen offen. Diese Probleme und Kosten entstehen beim Einstellen eines neuen Mitarbeiters.

Stellen Sie sich nun vor, dass alles digital verfügbar ist. Hier kann sichergestellt werden, dass der neue Angestellte schon vor Arbeitsantritt mit den Arbeitsprozessen vertraut ist und auch während seiner Karriere bei Ihnen immer up-to-date ist.

Das kann beispielsweise durch eine einmalige Aufnahme auf Video mit Ton passieren. Dadurch kann jeder Mitarbeiter schon vor Arbeitsantritt alle Prozesse digital durchlaufen. Dadurch wird Zeit gespart und kein Geld verloren.

Natürlich waren dies nur zwei kleine Beispiele von etlichen Vorteilen, die die Digitalisierung mit sich bringt.

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