Im folgenden Fallbeispiel möchten wir Ihnen zeigen, welche Vorteile es mit sich bringt, digitale Systeme einzusetzen.
Im letzten Jahr konnten wir gleich mehrere Zahnarztpraxen erfolgreich digitalisieren. Wir freuen uns besonders darüber, dass 4 von 5 Praxen die Kosten der Praxisdigitalisierung bereits innerhalb eines einzigen Jahres erfolgreich durch Kostensenkungen bei gleichzeitiger Umsatzsteigerung erwirtschaften konnten.
Wie wir das geschafft haben:
In der sehr gut ausgelasteten zahnärztlichen Gemeinschaftspraxis (bestehend aus 2 Zahnärzten und einer Kieferchirurgin) unseres Kunden aus Hamburg arbeiteten 2 Vollzeitstellen am Empfang, eine Vollzeitstelle kümmerte sich um die Patientenakten und zwei Vollzeitstellen verbuchten fortlaufend die durchgeführten Tätigkeiten in der Rechnungsstellung.
Die Terminvergabe erfolgte ausschließlich über Telefon, wobei in unseren Stichproben in 45% der Anrufe die Leitung belegt und eine Terminvergabe erst in mindestens 1-2 Monaten möglich war.
Unsere Analyse ergab eine durchschnittliche Zeit von 4,5 Minuten für eine telefonische Terminvereinbarung inklusive handschriftlicher Eintragung in den Kalender.
In unserer Patientenumfrage fanden wir heraus, dass Patienten weniger Routineuntersuchungen oder Zusatzleistungen wie professionelle Zahnreinigungen vereinbarten, da die Terminvergabe schwierig und nur langfristig planbar wäre.
Durch die Einführung eines digitalen Buchhaltung- und Abrechnungssystems, einem Customer-Relationship-Management-Systems mit Online-Anbindung digitaler Patientenakten und der automatisierten Verknüpfung der Systeme miteinander konnten wir folgende Erfolge verzeichnen:
67 % der Patienten nutzen heute in dieser Praxis die Online-Terminbuchung per Webseite oder Whatsapp.
Durch eine automatische Terminerinnerung per E-Mail wurde die noshow-Quote der Patienten um 23 % gesenkt.
Jeder Patient erhält im Rhythmus von 6 Monaten eine Mail, die ihn an eine fällige professionelle Zahnreinigung erinnert. Da die Versicherungsdaten der Patienten im CRM hinterlegt sind, werden die Patienten sofort auf die volle oder teilweise Übernahme der Kosten ihrer Versicherung hingewiesen und bekommen einen Terminvorschlag angezeigt.
Fünf Vollzeitstellen konnten auf 2,5 reduziert werden. Eine der Angestellten nutzt nun Ihren Ausbildungsstand effektiver aus und assistiert bei den bis zu 30 % mehr professionellen Zahnreinigungen im Monat. Es konnte eine weitere Zahnärztin mit 80 % VZÄ angestellt werden.
Die Praxis verzeichnet ein Umsatzwachstum um 29,6 % innerhalb eines Jahres bei gleichzeitig 11 % geringeren Kosten.
Durch die Einführung eines transparenten Taskmanagements nehmen die Mitarbeiter die Aufgabenverteilung fairer wahr, was das Arbeitsklima deutlich verbessert hat.
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